Konference i København: tjekliste til modtagelse og registrering af deltagere

Reklame · Artiklen indeholder et reklamelink til Kongresartikler.dk.

En konference i København kører, når registreringen er klar, før den første deltager træder ind: en endelig deltagerliste, færdige navneskilte, en skranke pr. gruppe af deltagere og en plan for dem, der kommer for sent eller ikke står på listen. Tjeklisten her følger arrangørens rækkefølge fra ugen før til dagen efter.

Hvad skal være på plads en uge før konferencen?

Deltagerliste, navneskilte og praktisk information skal være låst senest en uge før, så der er tid til at rette fejl. Gå listen igennem punkt for punkt:

1. Lås deltagerlisten. Markér afbud, nye tilmeldinger, talere, udstillere og gæster med særlig adgang, og print en papirkopi som reserve, hvis netværket svigter.
2. Få navneskiltene færdige. Tjek stavningen af navne og organisationer mod tilmeldingerne, og sortér skiltene alfabetisk, så de kan findes hurtigt i skranken.
3. Send en ankomstmail et par dage før. Skriv adressen, hvilken indgang der skal bruges, hvornår registreringen åbner, og hvordan man kommer derhen med offentlig transport.
4. Aftal det praktiske med stedet. Hvor skal skranken stå, hvor ligger garderoben, og hvem ringer I til, hvis strøm eller netværk svigter?
5. Få hjælp, hvis en leverandør mangler. Copenhagen Convention Bureau hos Wonderful Copenhagen oplyser, at de kan sætte arrangører i kontakt med lokale leverandører, og at det ikke koster noget.

Hvordan indretter man registreringen, så køen ikke vokser?

Del skranken, så hver deltager kun skal stå i én kø, og så ingen medarbejder har mere at gøre, end én person kan overskue. Som tommelfingerregel åbner registreringen mindst en halv time før første programpunkt, og tidligere jo flere deltagere der kommer.

1. Del efter efternavn. Tre bogstavgrupper, fx A-H, I-P og Q-Å, giver korte køer og gør, at hver medarbejder kun har sine egne skilte foran sig.
2. Opret en særskilt skranke til efternølere og ændringer. Så stopper deltagere uden skilt ikke flowet ved de andre.
3. Sæt en vært ved indgangen. Værten peger deltagerne mod den rigtige skranke, før de når at stille sig forkert.
4. Giv alle skranker samme udstyr. Liste, skilte for egen bogstavgruppe, pen og et kontaktnummer til arrangøren.

Hvilket navneskilt eller kongresmærke skal deltagerne have?

Vælg først, hvordan mærket skal sidde på deltageren, og tag derefter stilling til layout og tekst. Fastgørelsen afgør, om mærket sidder fast hele dagen, og om det skåner tøjet. Hos Kongresartikler.dk findes kongresmærker i seks typer, der adskiller sig på netop det punkt: med clips/nål, med klemme, med magnet, med nål, med plastklemme og til stropklemme. Størrelsen varierer fra mærke til mærke, og målene står i millimeter på produktsiderne, så du kan sammenholde skiltets format med den tekst, der skal stå på det. Butikken fremhæver selv magnet og mærker med nøglesnor som de mest skånsomme for tøjet.

Når fastgørelsen er valgt, afgør du, hvad der skal stå på skiltet:

1. Fornavnet i størst skrift. Det er det, deltagerne bruger, når de taler sammen, og det skal kunne læses på en armslængdes afstand eller mere.
2. Efternavn og organisation i mindre skrift. Det er nok til at genkende hinanden og til at starte en samtale.
3. Rolle som farve eller tekst. Talere, udstillere og gæster skal kunne kendes på afstand, så personalet ved, hvem der må hvad.
4. Ingen private oplysninger. Kostønsker og lignende hører til i arrangørens liste, ikke på et skilt, alle kan læse.

Hvordan håndterer man efternølere, afbud og ændringer?

Giv efternølere og ændringer en egen skranke og en fast fremgangsmåde, så de ikke bremser resten. Brug de samme tre trin hver gang:

1. Find personen i listen og ret navn og organisation dér først, så skiltet og listen er ens.
2. Lav skiltet med det samme. Hold et lille lager klar i samme udførelse som de øvrige skilte, så efternølere ikke skiller sig ud.
3. Notér ankomsten på listen, også når personen ikke var tilmeldt. Det er den liste, du bruger bagefter.

Hvilke persondata må registreringen indsamle?

Indsaml kun de oplysninger, du faktisk bruger, og fortæl deltagerne om det, mens de afgiver dem. Datatilsynet skriver, at man på eget initiativ skal give den registrerede en række oplysninger, når man indsamler oplysninger om vedkommende. Skriv derfor i tilmeldingen, hvem der er arrangør, hvad deltagerlisten bruges til, og hvor længe oplysningerne gemmes.

Hvad skal gøres, når konferencen er slut?

Registreringen er først færdig, når de uafhentede skilte er talt, og listen er opdateret. Har hver deltager, der mødte op, fået sit skilt, svarer de skilte, der er tilbage, til dem, der udeblev.

1. Tæl de uafhentede skilte og sammenhold dem med listen. Tallet er jeres faktiske fremmøde.
2. Opdatér listen, mens ankomster, efternølere og afbud stadig står klart i erindringen.
3. Slet de oplysninger, I ikke længere har brug for, i tråd med det, deltagerne fik at vide ved tilmeldingen.
4. Skriv tre ting ned til næste gang: hvor køen opstod, hvilke skilte der manglede, og hvad skrankepersonalet gerne ville have vidst på forhånd.